Betriebskosten Software

Die alljährliche Betriebskostenabrechnung ist für private Vermieter oft ein ungeliebtes Thema. Verständlich, denn bei der Erstellung der Abrechnung können gravierende Fehler gemacht werden ohne dass der Vermieter diese bemerkt. Vermieter müssen die Betriebskosten einer Liegenschaft für Ihre Mieter jedes Jahr erneut abrechnen. Doch bei der Erstellung einer Betriebskostenabrechnung können gravierende Fehler gemacht werden, denn die Betriebskostenverordnung gibt vor wie Betriebskosten abzurechnen sind. Befinden sich in der Abrechnung Abweichungen gegenüber der Verordnung können Mieter diese anzweifeln und in den Widerspruch gehen. Der Vermieter fühlt sich oft im Recht und lässt es im extremsten Fall auf eine Klage ankommen. Wird dem Mieter dann das Recht zugesprochen, bleibt der Vermieter im Fall einer Nachzahlung auf seinen Kosten sitzen und der Hausfrieden ist gestört.

Damit solche Fehler nicht gemacht werden und sich die Wahrscheinlichkeit eines teuren und langwierigen Rechtsstreites um ein vielfaches minimieren, bieten viele Hausverwaltungen die Abrechnung der Betriebskosten für ca. 20 Euro brutto je Einheit an. Hausverwaltungen sind im Besitz einer entsprechenden Fach-Software welche die Anforderungen an die Betriebskostenverordnung erfüllen.

Die kostengünstigere Variante wäre eine Betriebskosten Software, wie Sie von diversen Internet-Portalen angeboten wird. Hier hat der Vermieter die Möglichkeit eine Abrechnung deutlich preiswerter und rechtssicherer zu erstellen. Oft findet der Vermieter umfassende Hilfefunktionen die ihm die Erstellung der Betriebskostenabrechnung mit der Betriebskosten Software erleichtern und verständlicher machen.

Welche Anbieter stehen hinter der Betriebskosten Software?
Der aktuelle Markt an Betriebskosten Software in Online Portalen wird vorwiegend von Hausverwaltungen angeboten, die Ihre jahrelange Erfahrung mit Betriebskostenabrechnungen in die Betriebskosten Software mit einfließen lassen.

Auf was sollten Vermieter bei der Erstellung einer Betriebskostenabrechnung achten?

Vermieter sollten darauf achten, dass Sie nur Kostenarten abrechnen welche wirklich mit Rechnung oder Nachweis (z.B. Mieter als Hausmeister) belegbar sind, denn sollte ein Mieter die Einsicht verlangen, ist der Vermieter verpflichtet diese zu gewähren.

Weiter sind folgende Punkte bei der Erstellung zu beachten:
Mietvertraglich vereinbarte Umlageschlüssel
Berücksichtigung von Leerständen (Kosten trägt Vermieter)
Vermieter dürfen kein Strom verkaufen
Gewerblich eingemietete Nutzer sind mit Umsatzsteuer-Ausweisung abzurechnen
Heizungsstrom muss bei Allgemeinstrom heraus gerechnet werden (wenn: kein gesonderter Stromzähler für die Heizung vorhanden ist, sind 5-8% laut Heizkostenverordnung vom Gasverbrauch in der Heizkostenabrechnung umzulegen und von den Kosten des Allgemeinstroms bei nicht vorhandenen gesondertem Stromzähler abzuziehen.)

Welche Kosten sind umlagefähig?
Nicht alle Kosten sind auf Mieter umlagefähig. Man unterscheidet diese in umlagefähige (Mietvertragliche Vereinbarung zwingend erforderlich) und nicht-umlagefähige Betriebskosten. Die Betriebskostenverordnung regelt in §2 die umlagefähigen Kosten:

Abwasser, Müllbeseitigung, Allgemeinstrom, Personen- oder Lastenaufzug, Breitbandkabelnetz, Schornsteinfeger, Gartenpflege , Straßenreinigung, Gebäudereinigung , Ungezieferbekämpfung, Gemeinschafts-Antennenanlage, Versicherung Gebäude, Grundsteuer (für Gewerbe und Wohnraum), Versicherung Haftpflicht, Hausmeister, Wasser, Hauswart, Winterdienst, Heizkosten lt. Abrechnung, Niederschlagswasser

Welche Kosten sind nicht-umlagefähig?
Verwaltungsgebühren bei Wohnraum, Reparaturen, Instandhaltungen, Bankgebühren

Betriebskostenabrechnung Verjährung
Die Betriebskostenabrechnung muss 12 Monate nach dem Abrechnungszeitraum zugestellt werden, damit Nachzahlungen geltend gemacht werden können. Sollte der Vermieter diese nicht fristgerecht zustellen verfällt der Anspruch vom Vermieter auf Nachzahlung, Guthaben jedoch müssen ausgezahlt werden.

Beispiel fristgerechte Zustellung: Vermieter Müller rechnet den Abrechnungszeitraum 01.01.2009 – 31.12.2009 ab. Da Herr Müller keine Möglichkeit hatte die Abrechnung eher zuzustellen, tut er dies am 31.12.2009 und übergibt diese dem Mieter persönlich. Somit hat der Vermieter Herr Müller die gesetzliche Frist eingehalten und der Anspruch auf die in der Abrechnung angegebene Nachzahlung besteht. Hätte Herr Müller die Betriebskostenabrechnung am 01.01.2010 zugestellt besteht kein Anspruch auf Nachzahlung mehr. In jedem Fall hätte Herr Müller dem Mieter ein Guthaben auszahlen müssen.

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